Storia del Presidente Ottorino “Bressa”, del file Excel del lunedì mattina e di come un torneo con più di cento persone possa portare, ben…69 euro!
Lunedì mattina. Ore 9.
Ottorino Bressani, per tutti “il Bressa”, apre il laptop.
Non è esattamente un tipo da laptop, è più da stretta di mano come si usava ai suoi tempi; aria burbera e SUV nero parcheggiato storto davanti alla sede.
Lavora nell’edilizia, ha costruito capannoni industriali in mezza provincia e sa riconoscere un affare da una fregatura a colpo d’occhio.
Quando qualcuno in società ha provato a parlargli di Instagram, con fare deciso ha mosso le mani e chiuso la conversazione lì.
Ottorino è rude, ma i numeri li sa leggere.
E quelli che ha davanti stamattina non gli piacciono.
Incassi: 639 euro
Spese: 570 euro
Bilancio: +69 euro.
Il Bressa chiude il laptop.
Lo riapre.
I numeri non cambiano.
“126 persone al campo, una giornata lunghissima, tre litigate all’ingresso, poco incasso al bar e non andiamo in rosso solo grazie alla tecnica infallibile di Ermenegildo con il nostro sponsor, il ferramenta (si è messo a piangere).
E alla fine…69 euro. Meno di un’ora di un mio operaio.”
Questo è quello che succede ogni domenica in centinaia di campetti da calcio: c’è il torneo e ci sono pure le famiglie con qualche soldo in tasca, ma quasi tutte se ne vanno scontente prima ancora di spendere tutto quello che avevano in mente di spendere. E chi rimane (come sappiamo), non è esattamente di buon umore.
Ti ricordi Marco? La sua famiglia aveva soldi da spendere ma, purtroppo per il Bressa, li ha spesi alla pizzeria di Gino.
Moltiplicala per 40 famiglie.
40 x 50 euro = 2.000 euro di potenziale.
Il Bressa ne ha incassati 639.
Gli altri 1.361 euro? Gino li ringrazia ancora.
Lunedì mattina: facciamo i conti
Prima di parlare di soluzioni, guardiamo bene il problema.
Il torneo aveva 126 persone: 72 bambini in campo (6 squadre da 12), 12 dirigenti accompagnatori e 42 genitori sugli spalti. Piccolo, reale, normalissimo. Il torneino di periferia che va in scena molte domeniche all’anno, uguale a sé stesso.
Il bilancio ha due macro-voci di spesa che pochi mettono insieme correttamente, quando si parla di organizzazione di un torneo di calcio giovanile:
- Organizzazione tecnica (tracciatura campo, arbitri, palloni): 290 euro. Sembra tanto finché non chiami il delegato arbitrale e non calcoli tutto quello che serve per far funzionare 6 squadre in un giorno. Questa voce è fissa: la paghi comunque, vada bene o vada male. I trofei? Quelli li ha pagati la ferramenta. Ma ci arriviamo.
- Cibo e bevande (costo acquisto): 180 euro. Quelli che Ermenegildo ha comprato al discount giovedì, ottimista, pensando di venderli tutti. Alcuni li ha venduti. Altri sono rimasti lì.
- Varie e imprevisti: 100 euro. Questa voce esiste sempre. Sempre. Mettila in bilancio prima, non scoprirla dopo.
Totale spese: 570 euro.
Gli incassi:
- Biglietteria: 315 euro. 63 paganti a 5 euro. Qualcuno ha protestato, due nonni sono passati senza pagare, Ermenegildo ha litigato con una famiglia all’ingresso per una questione di ridotti, ma tutte le domeniche è così.
- Bar: 124 euro. 73 persone, una media scontrino di 1,70 euro per un’intera, lunghissima, stancante, interminabile giornata.
- Sponsor ferramenta: 200 euro. Ma questa è un’altra storia. Una storia che inizia alle 7 e mezza di mattina di un mercoledì, davanti al portone di casa di un ferramenta che non rispondeva al telefono (ma è sensibile alle lacrime di attempati dirigenti).
Totale incassi: 639 euro.
Bilancio: +69 euro.
1,70 euro a testa al bar è il misero scontrino medio di chi passa davanti a un bancone e non si ferma davvero. In un bar di città siamo intorno ai 2,50-3 euro, oltre al caffè, indaffarati impiegati consumano di più. Al torneo, con famiglie presenti tutto il giorno, è stato di poco superiore ad un caffè a persona, in 8 ore… un suicidio commerciale.
Il problema non è che la gente non volesse spendere.
Il problema è che tu non l’hai messa nelle condizioni di farlo.
La partita si vince (o si perde) prima del fischio d’inizio
Organizzare un torneo non è cosa che si fa il giovedì per la domenica, anche se in molte società di calcio di periferia funziona esattamente così.
Pochi pensano che il torneo si compone di tre momenti: il prima, il durante, il dopo. Di norma tutta l’energia va nel “durante”: campo, arbitri, tabellone, partite. Giusto, necessario, ma non sufficiente. Perché la partita vera, quella economica, si vince o si perde nel prima. Prima ancora che le famiglie arrivino al campo.
Il prima non è burocrazia: sono i dettagli che sembrano piccoli e che invece spostano tutto.
- Hai comunicato alle società partecipanti dove si parcheggia?
- Sanno quanto costa il biglietto, compresi i ridotti per i bambini piccoli?
- Sanno che c’è un bar attrezzato e non devono portarsi il pranzo da casa?
- Sanno a che ora conviene arrivare e la durata totale dell’evento?
- Sanno che sono presenti altri servizi (foto, merchandising, sito internet o app dedicate)?
Due esempi concreti:
Una società partecipante riceve via WhatsApp, tre giorni prima, un messaggio con tutte queste informazioni. Le famiglie arrivano preparate, rilassate, con i soldi già mentalmente destinati a quel campo. Quella è la folla affamata di Gary Halbert: non bisogna crearla dal niente, basta non spaventarla prima che arrivi.
Se invece le società partecipanti non ricevono nulla, le famiglie arrivano quando vogliono, trovano coda all’ingresso, prezzi alti o nascosti, discutono per il ridotto del bambino piccolo, iniziano la giornata già nervose e tu te le sei giocate.
Chi vince il prima, vince il torneo.
Chi vince il prima, vince il torneo. No, non è un errore o un refuso, te l’ho voluto dire due volte perché tu lo capisca bene.
L’atmosfera (quella che non si vede ma si sente)
C’è una cosa che trasforma un concentramento di bambini che giocano a calcio, in un evento che le famiglie ricordano. Non costa molto. Non richiede attrezzature speciali. Si chiama atmosfera.
- Una playlist in sottofondo col volume giusto: non un concerto, ma musiche e suoni che intrattengono. La musica riempie i tempi morti, crea movimento, tiene la gente più a lungo.
- Un moderatore con un microfono, discreto ma presente. Non un vocalist da disco, ma una voce che fa pensare a un evento ben organizzato. Dovrebbe dire cose tipo: “Tra cinque minuti inizia la partita sul campo 2 tra Virtus Borgo e Polisportiva Valle, forza ragazzi!” oppure “Al chioschetto informazioni trovate le foto della mattinata e i souvenir del torneo.” Tre o quattro interventi all’ora. Niente di più.
Eppure quella voce fa capire alle famiglie che non sono abbandonate a sé stesse, che c’è un’organizzazione dietro, che qualcuno ha pensato a loro.
E dove le famiglie si sentono considerate, restano più a lungo.
E dove restano più a lungo, lo scontrino medio sale.
Il bar: da 1,70 a quanto?
Il modello che funziona è semplice: il modello Autogrill.
Non richiede investimenti enormi, più casse (anche solo due), ruoli definiti (c’è chi prende i soldi, chi prepara, chi rifornisce), prezzi ben visibili, pagamenti digitali accettati. La consapevolezza di fondo è una sola: più avvicinate le persone ai vostri prodotti e semplificate l’esperienza di acquisto, più le persone spenderanno.
Il personale ce l’hai già, sono i genitori dei tuoi ragazzi, disponibili in cambio di considerazione, ingresso gratuito e qualcosa da mangiare. Sono volontari perfetti, motivati, e nel medio periodo questi eventi portano a fidelizzare e ad attaccarsi ai colori.
Altro elemento essenziale: il cibo. Deve fare una cosa sola: farsi sentire.
Una grigliata si sente a 50 metri. Le patatine fritte idem. Non stai aprendo un ristorante stellato, stai creando un’atmosfera che mette fame. Quando i prodotti freschi finiscono: snack, sandwich confezionati e bibite in quantità industriale, sempre ben visibili, sempre in bella mostra. Quando finisce la salsiccia la gente non se ne va — compra quello che c’è e si convince di “essere arrivata tardi”. Non darà la colpa a te.
E poi il chioschetto informazioni: fa colore e attira i curiosi. Un tavolo, una persona, un monitor o una lavagna con risultati e orari. E in bella mostra: fazzoletti, calzettoni, cappellini, prodotti per l’igiene personale, cavi per il cellulare. Cose che servono, che i genitori comprano perché i ragazzi spesso le dimenticano. Si vendono perché sono esposte in un luogo strategico, vicino al campo o al bar, dove tutti ci passano più volte.
Quanto può rendere tutto questo su 126 persone? Uno scontrino medio realistico tra i 15 e i 30 euro a famiglia, a seconda di quante ore restano e di quanto è efficiente il servizio. Su 40 famiglie significa tra 600 e 1.200 euro dal solo bar e chioschetto.
Il Bressa ne aveva incassati 124.
Stessa domenica, stesse 126 persone, metodo diverso.
Gli sponsor: dalla telefonata sbagliata alla proposta giusta
Due settimane prima del torneo, il Bressa aveva tentato di chiamare il titolare della ferramenta in fondo alla via. Prima telefonata: occupato. Seconda telefonata: “ti richiamo”. Terza telefonata: silenzio.
Il Bressa, commerciale navigato da decenni di attività, non ci aveva messo molto a capire l’andazzo. Aveva quindi rispolverato la sua arma segreta: Ermenegildo.
Ermenegildo ha tutto il tempo del mondo, è uno stalker nato, è gentile, affabile, conosce tutti e all’occorrenza piange come una fontana.
E così, poco prima del torneo, il titolare della ferramenta alle 7 e mezza si è trovato davanti alla porta di casa — casualmente — Ermenegildo che stava andando al bar: “ciao”, “come stai?”, “pensa che stavo proprio pensando a te…”
Dopo una brevissima spiegazione, Ermenegildo è andato subito al punto: “Vorresti mettere il nome della ferramenta sui trofei?”
Il titolare stava accampando qualsiasi tipo di scusa pur di non cedere, fino a quando una piccola lacrimuccia non ha solcato la guancia del vecchio dirigente. A quello non ha saputo resistere e con poco più di 200 euro è diventato il main sponsor del torneo.
Ermenegildo era tornato in sede con l’aria di chi aveva appena firmato un contratto con la Coca-Cola: “ho preso lo sponsor!”, ho preso lo sponsor!” ha gridato, ma il Bressa sapeva che la sua arma segreta non lo avrebbe deluso.
Quello che il Presidente non ha fatto, però, è creare un’offerta irrinunciabile. Sarebbe bastato offrire:
- Visibilità su monitor e lavagna risultati, con passaggi garantiti
- Brand su foto e video social pubblicati durante e dopo l’evento
- Spazio fisico nell’area food: il fornitore di bibite con un gazebo brandizzato, il panificio locale con i suoi prodotti esposti
- Un report post-evento con numeri reali: quante persone, quante famiglie, quanti passaggi social
Questo è il contenuto di un pacchetto con un valore misurabile. Il Bressa conosce queste cose e spesso le usa per i suoi affari, ma non ha ancora collegato che le stesse logiche si applicano agli eventi sportivi. Ha costruito centinaia di capannoni, vendendo metri quadri di immobili a prezzi che sapeva giustificare.
Il marketing non è diverso: devi sapere cosa vali prima di aprire bocca.
Il dopo (quello che nessuno fa e che vale più di tutto)
Qui c’è la vera differenza tra chi organizza un torneo e chi costruisce qualcosa di sostenibile e ripetibile.
69 euro non sono un risultato. Sono la conferma che il metodo non funziona. E che senza Ermenegildo appostato sotto casa del ferramenta alle 7 e mezza, sarebbero stati inesorabilmente -131.
Il lunedì mattina è il momento più prezioso dell’intero torneo. E anche qui, come nel prima, la partita si gioca fuori dal campo.
Sapere cosa ha funzionato e cosa no è uno dei segreti di Pulcinella: tutti lo sanno, pochi lo applicano. È importante raccogliere sensazioni a caldo, ma è vitale supportarle con i dati.
Una riunione di staff per raccogliere umori, impressioni, feedback e idee
- Il bar comunica incassi e rimanenze
- La biglietteria: biglietti staccati e inconvenienti
- Chi gestisce il campo: orari, spogliatoi, problematiche
- Si fa il punto su tutti i servizi
- Si leggono i feedback delle società partecipanti
Un consiglio però, che nasce dalla mia esperienza personale, te lo voglio dare: nei dilettanti ho visto molte volte le riunioni andare deserte. Il ritrovo in orario serale, in sede, dopo il lavoro, al freddo, non è una grande idea. Chi viene è stanco, la riunione dura il doppio e non si riescono a toccare tutti i punti.
La soluzione è semplice: una call su Zoom o Meet, 30 minuti, ognuno da casa sua dopo cena. Nessuno deve trovare il babysitter e si sta al caldo sul proprio divano. Stessa efficacia, un terzo del tempo, nessuna scusa per non esserci.
Tre strumenti concreti per il dopo:
- Un questionario di 5 domande inviato via WhatsApp alle società partecipanti: “Vorreste tornare? Cosa migliorereste?” Le risposte arrivano quasi sempre e sono sincere.
- Un archivio fotografico dell’evento: non solo per i social, ma per mostrare agli sponsor del prossimo torneo com’era affollato e che tipo di pubblico era presente.
- i dati di: entrate, uscite, partecipanti e quant’altro per ridurre il più possibile l’evento a un numero.
Con questi tre strumenti il torneo successivo parte già avvantaggiato. Non si ricomincia da zero ogni volta. Si migliora su una base solida. E un torneo ben documentato, con feedback reali e foto di pubblico entusiasta, è molto più facile da vendere agli sponsor rispetto a “stiamo organizzando una cosa, vuoi mettere il nome?”
I numeri che la società vorrebbe vedere
Un torneo del fine settimana ben organizzato, 6 squadre, non richiede budget straordinari. Richiede metodo.
Incassi realistici:
- Biglietti (adulti 5 euro, ridotti 3 euro): 300–400 euro
- Bar e food organizzato: 600–1.200 euro
- Chioschetto informazioni e merchandising: 150–300 euro
- Sponsor con pacchetti strutturati: 400–800 euro
Totale: 1.450–2.700 euro
Spese (invariate): 570–650 euro
Margine netto: 800–2.100 euro
Il Bressa aveva chiuso a +69 euro. Senza Ermenegildo sotto casa della ferramenta, sarebbero stati -131. Con lo stesso torneo, le stesse 126 persone, la stessa domenica, avresti potuto fare molto di più.
La differenza non è nel budget. È nel metodo.
Quello che farà il Presidente il prossimo giovedì
Il Bressa riapre il laptop.
Guarda ancora quei 69 euro.
Poi chiama Ermenegildo.
“Il prossimo torneo lo organizziamo diversamente.”
Ermenegildo annuisce. Prende nota.
Non sa ancora che “diversamente” significa che la prossima volta non sarà solo. Che ci saranno i genitori a dare una mano al bar. Che i prezzi saranno esposti. Che le famiglie sapranno già dove parcheggiare e quanto costa il biglietto prima ancora di arrivare. Che ci sarà una voce al microfono che dice alla nonna di Marco dove sedersi e dove trovare l’ombra.
Non sa ancora che il lunedì mattina successivo Ottorino aprirà il laptop, guarderà i numeri, e per una volta chiuderà soddisfatto.
Dove c’è metodo, c’è margine.
Dove c’è margine, la società respira.
E dove la società respira, Ermenegildo può finalmente godersi la partita dei suoi ragazzi in santa pace.
Hai letto la Parte 1? Qui sotto trovi il link rapido con la storia di Marco, della sua famiglia e di come un torneo possa far perdere clienti felici in due ore.
